Q. 委託物流業者の入札手順を教えて下さい。

委託物流業者の入札を行う事が、既に意思決定されている前提でご説明します。

手順としては、
1) 提案要求書(RFP)作成
2) 候補業者のリストアップ
3) 秘密保持契約書(NDA)の締結
4) RFP配布
5) 提案回収
6) 審査
7) 決定通知
となります。

1) 提案要求書作成(RFP:Request For Proposal)
提案要求書とは、荷主の要望に対する最適な提案を得る為に、入札参加業者に配布する説明書類です。業務運用の説明、システム要件、物量の実績データ開示などを行います。委託業者がコストを算出するための重要な基礎資料となります。
後日業者から回収する提案書の審査基準も、予め作成しておきます。

2) 候補業者のリストアップ
要求するサービスを実現できる可能性のある業者を、リストアップします。

3) 秘密保持契約書(NDA)の締結
荷主・業者双方の情報開示の為に、秘密保持契約書を交わす事が必要になります。

4) RFP配布
作成したRFPを候補業者に配布します。RFP提出期限、提出方法など、入札のルールも伝えます。

5) 提案書回収
RFPに対する回答・提案を、期限通りに回収します。

6) 審査
事前に作成した審査基準に則り、提案書の評価をおこないます。各業者の現場訪問も行いましょう。

7) 決定通知
決定通知を業者に送付します。

上記が一連の入札の流れになります。

こうしたプロセスを疎かにすると業者との認識の違いが生まれ、トラブルにつながりますので、注意しましょう。(尚、当社では入札のお手伝いも行っておりますので、ぜひご相談下さい。)

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